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Une automatisation de la gestion des dépenses pour un gain de temps en entreprise

21/11/2022
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Une automatisation de la gestion des dépenses pour un gain de temps en entreprise

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Une automatisation de la gestion de dépenses permet un gain de temps pour les entreprises ? Si la méthode est bien connue, elle nécessite de remplir certaines conditions. Rebecca Beaty, Senior marketing manager France (Pleo), et Valentin Fertillet, co-founder & managing director (Social club), partageaient leur partenariat à succès, sur la scène du DIGITAL & IMPACT FOR FINANCE Forum & Meetings.

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L’automatisation de la gestion des dépenses n’est pas une problématique nouvelle, vous la connaissez tous, mais si elle existe encore c’est qu’il faudrait aussi changer la façon de l’appréhender ou de la penser pour justement mieux automatiser, piloter pour avoir in fine plus de valeur ajoutée

- Rebecca Beaty, Senior marketing manager France (Pleo)

Social Club a mis en place une solution de gestion des dépenses, en l'occurrence Pleo. Avant cette mise en place, Social Club avait 3 problématiques :

  • La perte des reçus tout au long de l’année : plus de 400 reçus perdus et éparpillés
  • La charge de travail : tâches très chronophages.
  • Les processus : l’entreprise n’avait que 2 cartes bancaires souvent prêtées aux salariés, ou bien les salariés réalisaient des notes de frais pour ensuite se faire rembourser, mais il n’y avait pas de processus concret.

Valentin Fertillet explique qu’il y a eu un gain de temps, mais aussi une maîtrise pour les dirigeants car ils n’avaient pas jusqu’ici de vision exacte sur les dépenses faites dans leur entreprise. Aujourd’hui, ces informations leur sont directement accessibles via l’application.

En termes de valeur ajoutée, la solution de Pleo a apporté aux collaborateurs de Social Club beaucoup moins de friction et de frustration : ils ont pu se concentrer sur leurs tâches et cela a réduit le nombre d’heures perdues.

Désormais chez Social Club, chaque collaborateur détient sa propre carte sans véritable plafond défini, ce qui n’était pas le cas auparavant dans l’entreprise. Valentin Fertillet donne l’exemple d’un shooting à Bangkok : “J’avais besoin de louer du matériel à Bangkok avec la seule carte de l’entreprise et le marchand était un peu louche, il me l’a refusé. J’ai alors dû appeler un collaborateur pour venir payer le matériel avec sa carte perso et typiquement avec Pleo c’est quelque chose que l’on a plus du tout, il n’y a plus ces histoires de plafond”.

Pleo permet de se recentrer sur son cœur de métier et la solution confère de la flexibilité aux collaborateurs. La solution a permis à chacun d’avoir sa propre carte bancaire ; cet acte est une preuve de la confiance qu’il leur est accordée par l’entreprise et de la transparence de celle-ci.

Finalement, la solution de Pleo a été adoptée à l'unanimité par les collaborateurs de Social Club et non pas imposée, sa facilité d’implémentation ainsi que sa rapidité ont su faire la différence.

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